A equipe da Harmony Park Family Medicine, em Arkansas, está entusiasmada em agilizar o processo de autorização prévia com o objetivo de garantir que os pacientes recebam atendimento de qualidade.
problema
A aprovação e gestão de autorização prévia têm sido tradicionalmente um processo oneroso na indústria e pode causar atrasos desnecessários no atendimento ao paciente, em grande parte devido ao trabalho manual necessário.
Harmony Park Family Medicine não foi exceção. A equipe do provedor passa muitas horas por dia ao telefone, e-mail e fax transmitindo as informações demográficas e clínicas relevantes necessárias para iniciar o processo de pré-aprovação com as organizações pagadoras. Isso geralmente envolvia vários estágios de interação, em vez de uma simples pergunta e resposta.
“Estamos aumentando a velocidade e a transparência do nosso processo de autorização prévia para reduzir a carga administrativa e melhorar o acesso dos pacientes aos cuidados”, disse Yvonne Dooley, Diretora de Operações do Harmony Park.
sugestão
Antes da organização ser implementada Com as autorizações prévias electrónicas automatizadas, os pacientes muitas vezes ficavam insatisfeitos com os seus prestadores de cuidados de saúde devido ao tempo que demorava a aprovar as autorizações prévias. Isso pode fazer com que os pacientes abandonem os cuidados necessários.
“A introdução de um fluxo de trabalho de pré-aprovação eletrônico automatizado cria um processo eficiente e conectado onde todas as informações e solicitações necessárias podem ser processadas diretamente no fluxo de trabalho, reduzindo uma carga administrativa significativa sobre os ombros da equipe”, explicou Dooley.
“Além de tornar todo o processo mais rápido e transparente, um processo simplificado irá acelerar o acesso aos cuidados na esperança de melhorar os resultados de saúde”, continuou ela. “Além disso, como o fluxo de trabalho de pré-aprovação é manual, erros ocorrem inevitavelmente e podem comprometer o atendimento ao paciente, que é outro ponto de atrito que procuramos resolver.”
lidar com desafios
Para automatizar a pré-aprovação, o Harmony Park trabalhou com o parceiro de pagamento Humana. Availity, uma rede de informações de saúde em tempo real. e athenahealth, seu fornecedor de EHR; Juntas, as três partes desenvolveram um processo de pré-aprovação eletrônico completo que aproveita o Guia de Implementação Facilitada Da Vinci.
“Esses guias são um conjunto de padrões aprimorados projetados para tornar o processo de autorização prévia mais eficiente e simplificado, portanto, o uso desses guias irá acelerar a aprovação dessas solicitações e melhorar o atendimento ao paciente, proporcionando uma experiência perfeita de ponta a ponta para profissionais de saúde e pagadores”, explicou Dooley.
“Ao criar uma troca de dados contínua que conecta as plataformas Humana e athenahealth por meio do Availity, estamos facilitando a troca de dados”, continuou ela. “Uma vez treinado no novo fluxo de trabalho, esta conexão direta permite que a equipe do nosso fornecedor documente e assine pedidos para iniciar a pré-aprovação com todos os dados e solicitações necessários diretamente no fluxo de trabalho. Agora é possível.”
Isto, combinado com a rapidez e transparência do Harmony Park em todo o processo, reduz enormemente a carga administrativa dos funcionários, eliminando a necessidade de os funcionários passarem horas ao telefone, enviando e-mails e faxes. Isto também significa que os pacientes podem receber tratamento por um longo período de tempo.
resultado
Os resultados desta colaboração foram tão bem-sucedidos que o Harmony Park recebeu o prêmio KLAS Points of Light 2024 por reduzir ineficiências e melhorar a experiência do paciente. Especificamente, o Harmony Park aumentou a eficiência dos fornecedores de serras, poupando aos seus funcionários 24 horas por semana de trabalho manual.
“Além disso, ao remover o processo de pré-autorização manual do nosso lado, bem como do lado do pagador, os pacientes podem agora aceder aos cuidados que os ajudam a alcançar melhores resultados de saúde mais rapidamente.” “Em poucos meses de uso do processo eletrônico de pré-aprovação, todos os clientes que usam o sistema observaram uma redução significativa no tempo de resposta, com 54% das decisões mensais não exigindo aprovação, e a Humana descobriu que 70% das solicitações de pré-aprovação enviadas foram aprovados instantaneamente.
“Isto deve-se à integração do sistema athenahealth com o sistema da Humana, que permite uma recolha e partilha robusta de dados”, acrescentou. “Estas aprovações imediatas reduziram significativamente a carga administrativa, contribuindo para tempos de resposta mais rápidos e melhor acesso aos cuidados.”
O novo processo também resultou em taxas de rejeição mais baixas do que a média do setor, em comparação com aprovações anteriores que eram tratadas manualmente. Especificamente, foi reduzido de vários dias para aproximadamente um dia. Esta é uma meta de sete dias estabelecida pelas médias do setor ao longo de dias a semanas e pela Regra Final de Interoperabilidade e Pré-Autorização do CMS.
conselho para outros
“Houve várias lições deste projeto que outras pessoas do setor de saúde podem aprender”, aconselhou Dooley.
“Primeiro, é importante concentrar-se em objectivos comuns. As partes interessadas devem ter muitas discussões abertas e transparentes para se alinharem sobre o que o padrão Da Vinci significa e como deve ser implementado. juntos. Reconheça que todos na equipe estão aprendendo.
“Além disso, é importante concordar antecipadamente com o que é necessário e garantir que todos entendam a terminologia e o cronograma”, continuou ela. “Compreender um projeto coletivamente ajuda as pessoas a evitar suposições Ao se preparar para a implantação, identificar as funções e responsabilidades de cada grupo e comunicar-se com as pessoas certas de maneira eficiente.
Como sempre, podemos inspirar confiança em todos os nossos parceiros analisando dados, verificando a precisão dos dados e proporcionando total transparência dos dados, acrescentou ela.
“Finalmente, compreender o ritmo dos lançamentos e como cada organização implementa o software pode ajudar a evitar ou reduzir possíveis atritos e atrasos na implementação”, concluiu ela. “Olhando para o futuro, queremos melhorar nossa lógica de negócios para aumentar o rendimento e o volume de dados.”
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