Emma Brecker é Chefe de Gabinete e Diretora de Sistemas de Negócios do Boqueria, um bar e restaurante de tapas espanhol com sede em Nova York. Uma de suas principais prioridades nessas funções é encontrar soluções tecnológicas que sejam econômicas e econômicas.
No entanto, à medida que a sua empresa cresce, tais decisões podem tornar-se difíceis. Atualmente são 10 lojas em cinco estados, com outra loja programada para abrir em Atlanta ainda este ano. A Brecker começou há sete anos, quando havia apenas quatro lojas..
“Se o seu restaurante está se expandindo e você tem duas lojas e quer ter 20 anos, você não pode adquirir as habilidades que precisa aos 20 anos, mas quer continuar usando as habilidades que tinha quando tinha 2 anos. .Não posso. Meu trabalho é colocar pedras e consertar as coisas antes que quebrem”, disse ela em uma entrevista recente.
Por exemplo, um de seus primeiros projetos ao ingressar na empresa foi simplificar o sistema telefônico da Boqueria. Anteriormente, tínhamos oito sistemas telefônicos em oito locais diferentes. Eles não estavam interligados, os gerentes tinham seus próprios ramais, os gerentes de vendas de eventos tinham seus próprios números e era complicado.
“Embora isto seja muito básico, mudar o sistema telefónico de um grupo de oito restaurantes é uma tarefa enorme. Requer formação, implementação e revisão e negociação de vários contratos. “Existe”. “Pegamos um grupo pequeno e independente e o fazemos funcionar como um todo, um negócio que respira e realmente interage.”
Para agravar os seus desafios iniciais está o facto de grande parte do crescimento da Boqueria ter ocorrido nos últimos anos, quando a indústria navegou por alguns desafios sem precedentes. Brecker disse que isso significa que a empresa precisa ter margens menores e ser mais ágil.
“É uma situação que vai e volta e não sabemos realmente o que está acontecendo naquele momento”, disse ela. “Antes da pandemia, conseguíamos prever com bastante precisão o que iria acontecer. Agora está um pouco mais indefinido, por isso a gestão de custos é fundamental e é importante fazê-lo de forma estratégica.”
Na sua perspectiva, “estratégico” significa eliminar o ruído de um cenário tecnológico lotado que apresenta mais soluções do que nunca. Brecker disse que as pequenas empresas precisam ser especialmente críticas e perspicazes ao avaliar as suas necessidades.
“Estou apenas colecionando essa tecnologia, essa tecnologia e essa tecnologia e é isso que eu faço”, disse ela.
Um “hack”, como ela chama, envolve adicionar uma solução que resolva um problema que você já conhece e que sua equipe está enfrentando, em vez de algo que “poderia” ser um problema. Por exemplo, Boqueria utilizou uma planilha para delinear cada turno, o que equivalia a 14 guias semanais no sistema. O processamento da folha de pagamento demorava dois dias e, se houvesse algum problema, teríamos que voltar manualmente em cada etapa para encontrá-lo. Os gerentes da Boqueria disseram a Blecker que esse era um grande problema, então ela priorizou uma solução – que encontrou por meio do trabalho em equipe da SpotOn. De acordo com Blecker, a implementação economizou quase 3.000 horas de esforço administrativo, o que equivale a US$ 100.000.
“Ok, não são US$ 100.000 que vão voltar para o P&L. Você não vai ver isso, volte. Mas você pode adicionar esse tempo a algo mais valioso. Há também economias de custos reais que podem ser vistas no demonstração de resultados, como restrições”, disse ela. Quando a Boqueria habilitou restrições de saída antecipada com a nova solução, gerou uma economia anualizada de US$ 10.000 por local. Apenas compreender os pontos fracos dos seus funcionários da linha de frente pode gerar maior valor e mais economia.
“Não viva em uma bolha e presuma quais são os problemas[da administração]. Seu trabalho é resolver os problemas deles, não os seus”, disse ela. “Depois de fazer isso, você sabe onde estão todas as paradas, e é aí que você tem aquele momento aha.”
Outra recomendação de Brecker é garantir que, ao introduzir uma nova solução tecnológica, você elimine duas soluções existentes.
“Você quer ser um negativo líquido. Você quer manter sua pilha de tecnologia enxuta e eficiente para que não fique inchada quando novidades forem lançadas”, disse ela.
Hacks à parte, Brecker admite que pode ser difícil começar a implementar uma pilha de tecnologia. Seu conselho? Comece aos poucos, adicionando primeiro apenas os sistemas críticos (gestão de mão de obra, gerenciamento de estoque, reservas e sistemas POS).
“Qual é o seu maior problema?[O custo do produto]é muito alto? A mão de obra é muito cara? Responda a essa pergunta e depois comece a trabalhar nela”, disse ela. “Tenho grandes coisas para fazer, mas isso não significa que deva. Tenho que ter limites e não correr atrás de cada brinquedo novinho em folha.”
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