Por que prefiro o aplicativo Word para desktop à versão online

Além do benefício óbvio do acesso offline, o aplicativo de desktop Microsoft Word oferece muitas ferramentas que não estão disponíveis na versão online. Além disso, muitos desses recursos são coisas que você usa todos os dias e sem os quais não consegue viver, mesmo depois de anos de uso.

Não me entenda mal. Isto não é um discurso retórico sobre por que o Word para a web é inútil. Na verdade, a versão online do aplicativo é melhor que a versão desktop em termos de colaboração e a interface do usuário é mais fácil de navegar. Outro excelente recurso do Word para a Web são os recursos de designer que ajudam você a criar e modificar documentos de ótima aparência. Explicaremos por que preferimos usar o aplicativo de desktop e, ao fazê-lo, forneceremos algumas dicas se você estiver tendo problemas para decidir se deseja assinar o Microsoft 365.

Estou tão acostumado a usar a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido (QAT) em aplicativos de desktop que a simplicidade da faixa de opções no Word para a Web parece estranha.

Com o aplicativo de desktop, o QAT permite executar ações repetitivas rapidamente com um único clique, eliminando a necessidade de lembrar um dos muitos atalhos de teclado ou percorrer várias guias, grupos e menus na faixa de opções. Além disso, você pode personalizar o que vê no QAT no aplicativo desktop, tornando a experiência muito mais personalizada do que a versão web do programa, que é muito mais corporativa e menos intuitiva.

Marcas d'água são subestimadas

As marcas d'água são muito importantes nos documentos do Word. Por exemplo, adicionar “Não copiar” ao fundo do seu documento envia uma mensagem clara para qualquer pessoa que tenha a sorte de ver sua obra-prima. Principalmente se o trabalho for tão bom que as pessoas queiram reutilizá-lo sem permissão. Da mesma forma, adicionar DRAFT permite que os leitores saibam que o trabalho ainda não foi concluído e os ajuda a esquecer de criticar o que já foi feito.

Da mesma forma, adicionar o logotipo da sua empresa como marca d’água fará com que seus documentos pareçam mais profissionais para seus clientes e parceiros.

O Word para a Web permite visualizar marcas d'água que já foram adicionadas aos seus documentos, mas não é possível alterá-las ou adicionar novas marcas d'água. A única opção para usuários online do Word é alterar a cor de fundo do documento.

Automatize tarefas chatas usando macros

Antes de aprender a usar macros, eu pensava que eram pedaços de código horríveis que apenas especialistas poderiam usar. Mas depois percebi que não era esse o caso e agora os uso o tempo todo.

As macros permitem automatizar tarefas que normalmente requerem alguns cliques. Isso é ótimo se você executa frequentemente a mesma série tediosa de comandos em seus documentos do Word. Por exemplo, como revisor, muitas vezes recebo documentos que contêm citações curvas e retas, mas fazer tudo da mesma maneira consome tempo e inevitavelmente leva a erros. Em vez disso, gravei uma macro simples que enrola todas as aspas. Isso significa que tarefas que levariam de 5 a 10 minutos em documentos grandes agora levam apenas 1 segundo.

Você pode visualizar, editar, imprimir e compartilhar documentos com macros no Word para a Web, mas só pode criar e executar macros no aplicativo da área de trabalho. Como diz a Microsoft, “o Word para a web exige que você execute essas tarefas manualmente”.

Formate a página de maneira diferente

As quebras de página são essenciais para estruturar e organizar seu documento Word da maneira que você deseja, como separar uma página de título do texto principal ou adicionar uma bibliografia no final de um artigo. Talvez seja por isso que a Microsoft decidiu habilitar esta ferramenta no Word para a web. Afinal, pressionar Enter repetidamente para passar para a próxima página não é uma boa ideia, pois pode levar a sérios erros de formatação posteriormente.

Dito isto, uma ferramenta ainda mais importante são as quebras de seção. Como o nome sugere, as quebras de seção permitem dividir seu documento em seções rígidas, permitindo adicionar diferentes formatos e layouts a diferentes partes do seu trabalho.

Por exemplo, uma página pode ser orientada paisagem, a próxima pode ser orientada verticalmente ou os números das páginas na página de introdução podem ser algarismos romanos e o restante do trabalho pode ser algarismos arábicos. Isso é possível usando quebras de seção. As quebras de seção estão disponíveis apenas no aplicativo Word para desktop.

Economize tempo com mala direta

A mala direta permite criar e enviar versões personalizadas de documentos grandes, como cartas, e-mails e etiquetas. Como professor, também utilizei essa ferramenta para criar relatórios escolares altamente personalizados. Além disso, estes não são apenas para o local de trabalho. Por exemplo, você também pode usar a mala direta para criar convites de casamento personalizados.

Fácil de usar na caixa de diálogo de mala direta integrada do aplicativo de desktop. Se quiser dar um passo adiante, você também pode usar a mala direta do Word em conjunto com o Excel e o aplicativo de desktop Outlook para aproximar ainda mais o processo de seus objetivos.

É certo que esta é uma ferramenta de nicho para justificar a assinatura do Microsoft 365 para aplicativos de desktop. Mas isso provavelmente ocorre porque as pessoas percebem sua funcionalidade como estando além de suas necessidades e habilidades, quando na realidade ela tem tantos usos e benefícios e não é preciso muito para se acostumar. É por uma razão.

Outros recursos disponíveis apenas no aplicativo Word

• Inserir um gráfico básico – Embora seja recomendável copiar e colar gráficos mais complexos do Excel para o Word, você também pode criar gráficos básicos no aplicativo Word para desktop.
• Use controles ActiveX – O aplicativo de desktop permite tornar seus documentos mais interativos adicionando elementos interativos, como formulários e listas suspensas.
• Adicione objetos incorporados – incorpore planilhas do Excel, apresentações do PowerPoint e PDFs em documentos do Word para desktop.
• Capturas de tela – O aplicativo Word para desktop inclui um recurso de captura de tela integrado que permite capturar a janela aberta no momento e inseri-la em seu documento.
• Adicione referências, legendas e citações – Se você estiver tentando criar um documento acadêmico ou trabalho de pesquisa bem formatado, é muito mais fácil usar o aplicativo Word para desktop.
• Use uma linha de assinatura – Este recurso é reservado principalmente para uso comercial, portanto, o pacote Microsoft 365 Business é a melhor escolha aqui.
• Compare e combine revisões – O aplicativo Word para desktop permite comparar e combinar duas versões do mesmo documento, exibindo marcas de revisão para indicar diferenças.

Afinal, o Word online é um teaser, uma versão mais enxuta do programa voltada para usuários mais casuais, que traz a vantagem adicional de ser mais fácil de navegar até mesmo para usuários menos experientes. O Word para a Web também é ótimo para colaboração em tempo real devido aos seus recursos online. Porém, para quem precisa realizar tarefas mais complexas e personalizadas, definitivamente vale a pena pagar por uma assinatura do Microsoft 365 para obter o aplicativo de desktop.