Quantos aplicativos de produtividade devo usar para ser mais produtivo?

Foi publicado pela primeira vez spin off.

Os aplicativos de produtividade são agora uma grande parte do mercado de software. Mas eles funcionam? E por que todos eles estão integrando IA?

Apesar de ser bem documentado como fã de planejadores físicos, às vezes sonho com algo melhor do que uma página interna feia e rabiscada que manteria minha vida em ordem. Eu mantenho uma lista de ideias para histórias em meu aplicativo de notas e decido codificar periodicamente as coisas com cores e arquivar outras. Eu também adoro tanto que nunca usei um marcador. O software de produtividade apregoa a promessa de transformação. Talvez com este calendário, este aplicativo, esta lista de tarefas, este sistema de lembretes, eu possa me tornar uma versão diferente e mais organizada de mim mesmo.

Mas talvez não seja suficiente apenas querer ser uma pessoa mais organizada, com cores coordenadas e que usa marcadores. Pode ser necessário usar um software de produtividade.

Há vários anos, meus influenciadores favoritos elogiam os recursos do Notion, um aplicativo de produtividade com calendários, listas de tarefas, lembretes e ferramentas de colaboração. Ela diz que organizar as coisas é um de seus hobbies favoritos, mas quando ela mostrou sua planilha do Notion em um vídeo, fiquei surpreso. Parecia muito complicado e tinha muitos botões para clicar.

Molly Jones conhece esse sentimento. “Se você está se sentindo sobrecarregado, não está sozinho.” Ela é uma das primeiras consultoras certificadas em Notion do mundo e foi organizada pela primeira vez enquanto trabalhava como gerente de projetos na Z Energy que aprendi a amar. Ela agora “vive, respira, come e dorme no Notion” e transformou consultores em sua configuração do Notion em um trabalho de tempo integral. Considerando seu entusiasmo por este produto, é fácil perceber porquê. O banco de dados de assinaturas, o calendário e o sistema de lista de tarefas do Notion podem ser confusos para novos usuários, mas ela também acredita que é isso que o torna uma ferramenta de produtividade tão poderosa. “Acabei de falar ao telefone com uma oficina de ferreiro. Eles querem usar o Notion para gerenciar sua agenda, oficinas, fornecedores, projetos e tarefas, e acompanhar a disponibilidade da equipe. Basicamente, ele permite a personalização máxima, permitindo que qualquer pessoa crie sob medida. software adaptado às suas necessidades.”

Tentei acreditar no que Jones estava dizendo enquanto configurava o Notion, criava outra lista de tarefas para a semana e criava um banco de dados para alguns projetos. Segui o conselho do autor Oliver Berkman e tentei dividir minha lista em tarefas específicas relacionadas ao trabalho e à vida. Em vez de “terminar este artigo” e “aproveitar ao máximo a abundância do outono”, é “responder ao Tony” e “arrumar tudo”. Feijoa engarrafada. “Encontrei um problema clássico com listas de tarefas. Dito isto, esclarecer a tarefa é um trabalho em si, mas talvez necessário. À medida que minha lista de noções fica mais longa e assustadora, adiciono algumas coisas que já fiz para marcar para que eu possa me sentir mais produtivo e não me distrair do que ainda precisa ser feito.

Quando sugeri isso a ela, Jones riu. “É fácil gastar mais tempo ‘tentando ser produtivo’ do que realmente sendo produtivo”, diz ela, e está confiante de que seus clientes também se beneficiarão com isso. “Mas se você estiver disposto a passar pela curva de aprendizado, há um grande potencial.” Eu navego por alguns dos modelos que Jones criou online. Coisas como aquelas repletas de emojis, uma lista de status de tarefas e um calendário bem aninhado ao lado de uma lista de coisas para lembrar todos os dias. Depois de superar o incômodo de configuração inicial e começar a usá-lo regularmente, você descobrirá que ele se torna uma maneira de visualizar todas as obrigações e ideias flutuando em sua cabeça. Torne-se ainda mais eficiente.

Com conjuntos de dados poderosos e personalização infinita, o Notion é apenas uma das muitas ferramentas digitais usadas para facilitar seu trabalho. A categoria mais ampla de software de produtividade é tão difundida nas funções modernas de escritório, ou “trabalho por e-mail”, que a maioria das pessoas não reconhece essas ferramentas como tal, ou pelo menos eu uso várias ferramentas. Calendários digitais, Microsoft Teams, lembretes automáticos por e-mail: todas essas são ferramentas desenvolvidas com a esperança subjacente de que de alguma forma economizarão seu tempo e o ajudarão a realizar suas tarefas.

Numa economia de “serviços” como a Nova Zelândia, milhares de trabalhadores empregados para manter os olhos fixos num ecrã iluminado durante a maior parte do dia são forçados a pagar por serviços secundários que os seus patrões pagam para comprar. realizar mais. E do ponto de vista do chefe, vale a pena pagar pelo Slack, Monday.com, Grammarly ou mesmo ChatGPT se melhorar as margens de lucro.

A produtividade da Nova Zelândia aumentou lentamente ao longo das últimas décadas, apesar da recente demissão da Comissão de Produtividade, que era responsável por aconselhar o governo sobre como conseguir mais. Embora ligeiramente diferente da produtividade individual, a mesma ideia pode ser obtida a partir das estatísticas nacionais de produtividade. Em outras palavras, você pode usar a mesma quantidade de tempo e recursos com mais eficiência e fazer mais sem se esforçar mais? Durante a maior parte dos últimos 80 anos, a resposta tem sido sim. Crucialmente, como argumenta Craig Rennie, economista do Conselho dos Sindicatos, os aumentos na produção não estão a ser acompanhados por aumentos nos salários, o aumento da desigualdade e o aumento da riqueza estão concentrados.

Os aplicativos de produtividade estão integrados ao sistema, mas vale a pena perguntar quem eles estão realmente beneficiando. Ainda assim, existem maneiras de facilitar algumas tarefas particularmente chatas ou tediosas com software. Por exemplo, Jones usa as ferramentas de IA integradas do Notion para recortar automaticamente os vídeos do YouTube que ele cria para criar diferentes tipos de conteúdo para diferentes plataformas de mídia social. Na verdade, não se pode falar sobre a proliferação de software de produtividade sem discutir a IA. Ao incorporar modelos de linguagem em larga escala em mecanismos de busca, e-mail e ferramentas de comunicação de equipe, estamos disponibilizando inteligência artificial instantaneamente para pessoas que não pagam US$ 20 (US$ 32,68) por mês por uma assinatura do ChatGPT.

O primeiro ano após o lançamento do ChatGPT foi atormentado por ruminações sobre a morte do trabalho, mas nos anos seguintes ele foi substituído por ferramentas de escrita automática e geração de imagens adicionadas ao software que as pessoas já usavam. Quando escrevi este artigo, usei o Perplexity para minha pesquisa. Fiel à sua promessa, a ferramenta de pesquisa de IA costumava ser mais fácil de usar do que verificar você mesmo os resultados, embora algumas das informações fornecidas fossem inconsistentes. Embora a IA do Notion não esteja conectada à Internet, ela oferece tarefas automatizadas que você pode querer tentar se planeja usar esta ferramenta a longo prazo.

O Slack, uma ferramenta de comunicação no local de trabalho, também é alimentado por IA, fornecendo resumos do que foi discutido em um canal específico, como um boletim diário de notícias específico do local de trabalho. “Isso nos economiza de quatro a cinco horas por semana”, disse Ethan Eisman, vice-presidente sênior de design do Slack. Ele esteve em Oakland na semana passada para a conferência Future State do Spark. Ele está usando um zíper cinza e está em uma sala cinza com uma prateleira de madeira na parte de trás. Esta é a imagem de um homem do Vale do Silício. Ele parece despreocupado e produtivo.

Como qualquer ferramenta, o Slack pode ser uma distração, admite Eisman. Os funcionários acabam clicando para ver uma campainha de alerta de emergência ou dezenas de reações de emojis, e não porque a mensagem é realmente importante para o que eles precisam fazer. Mas a melhor parte, ele acha, é que as ferramentas do Slack podem realmente fazer as coisas acontecerem, como reuniões de voz rápidas, listas e lembretes, uma nova tela de fluxo de trabalho e, claro, comunicação contínua. Melhor ainda, diz ele, a ferramenta “chega à raiz da produtividade”, que é “sentir-se compreendido e afirmado no trabalho”.

Melhorar a produtividade é certamente uma boa proposta de negócio. A Perplexity angariou mais de 250 milhões de dólares (o financiamento da electricidade suja necessária para a IA exigirá inevitavelmente um financiamento significativo de capital de risco). A Slack foi adquirida pela Salesforce em 2020 por US$ 27,7 bilhões. O Notion tem mais de 30 milhões de usuários e acaba de adquirir um serviço de e-mail. Mensagens personalizadas e mais produtivas podem ser as próximas no horizonte. Sem mencionar Asana, Evernote, Zapier, Basecamp, Trello e muitos outros serviços. “Esse tipo de tecnologia é o futuro”, diz Jones. Além dos modelos de negócios oferecidos por essas empresas, há também a satisfação de marcar itens da lista de tarefas do Notion e fazer com que essas palavras deixem uma impressão duradoura quando a tarefa for concluída.

Pelo menos o aplicativo pode forçar o usuário a continuar com a tarefa. Para escrever este artigo, pedimos à IA do Notion que escrevesse uma lista de tarefas para você, para que você saiba o que precisa fazer a seguir. “Vamos descobrir por que o software de produtividade está em alta. Estamos ficando mais preguiçosos ou apenas tentando fazer mais com menos?” “Certifique-se de que este artigo mantenha um equilíbrio entre o ceticismo e o reconhecimento dos benefícios do software.” Minha lista de tarefas tornou minhas tarefas mais claras do que qualquer combinação idiossincrática de cadernos e me deu a sensação de que, com tempo suficiente, o Notion poderia não apenas mudar a maneira como trabalho, mas também como penso.

Em nenhum lugar da minha lista de tarefas estava minha pergunta apaixonada e não relacionada: O que fez com que o YouTuber que eu seguia começasse a postar vídeos com títulos como? finalmente compartilhe a verdade e Informações mais recentes da Deep Life – História verdadeira? Pedi à AI que montasse um vídeo para mim, mas ainda não consigo assisti-lo no YouTube. por favor, não se preocupe. Se você conseguir concluir as tarefas restantes rapidamente, poderá eventualmente assistir ao vídeo.